In deze blog komt alles aan bod over administratie. Een onderwerp waar velen van ons liever niet aan denken en soms ook het nut niet van in zien. Vandaar dat we de volgende punten aan bod brengen: Waarom is het belangrijk een goede administratie te hebben? Waar bewaar je je administratie? Hoe bewaar je de administratie en nog veel meer. Na het lezen van deze blog zul je meer weten en je administratie de baas zijn!
Waarom je administratie belangrijk is?
Administratie zullen wij verdelen over twee belangrijke taken
- Het overzichtelijk maken van inkomsten en uitgaven;
- Het sorteren en bewaren van belangrijke brieven/facturen/contracten en andere administratie.
Wanneer je in staat bent overzicht en inzicht te verkrijgen in je financiële huishouding ben je in staat het meeste te bereiken met de middelen die je hebt. Je weet waar je geld naar toe gaat, kunt beter sparen, weet wat er aan zit te komen qua kosten; denk aan belastingen, heffingen en meer. Ten slotte helpt het je focus aan te brengen op wat je belangrijk vind in het leven en stapsgewijs dit te bereiken. Hoe je met geld omgaat komt vaak overeen met hoe je met het leven omgaat. Door hier controle over te nemen worden beide situaties beter!
Kasboek
We beginnen heel old skool, namelijk met een kasboekje. Om een goede administratie te hebben is het noodzaak inzicht te hebben in wat er binnen komt en wat er uit gaat. . Zoek een leeg schrift, maak een excel bestand of zoek een andere manier die bij je past maar begin met wekelijks of maandelijks bij te houden met wat er binnen komt en wat er uit gaat.
Pick a place and time
Het creëren van een overzichtelijke en inzichtelijke administratie kost tijd. Tijd die je zeer waarschijnlijk liever aan een hoop andere dingen besteed. Voorkom dat je het eindeloos uit stelt en plan een vast moment om aan je administratie te werken. Bijvoorbeeld elke week of maand om aan je administratie te gaan werken. Persoonlijk doe ik het wekelijks en kost het niet meer dan een kwartiertje. Door het structureel te blijven doen wordt het niet alleen steeds minder werk, het zorgt ervoor dat je tijd maakt en het echt doet. Administratie en omgaan met geld kun je ook als een sport zien en net als met elke andere sport is het nodig om te trainen om er goed in te worden.
Make Space!
Nu je een moment hebt gevonden om aan je administratie te gaan werken is het ook tijd je eigen plekje te creëren waar alles plaatsvind. Zorg ervoor dat je hier al je brieven, bonnetjes, facturen verzamelt en vervolgens een mooi plekje geeft.
Start met lezen!
Begin bij het begin en het zal steeds makkelijker worden. Veel mensen zijn bang voor de brieven die binnen komen of zitten in paniek en kiezen ervoor het letterlijk aan de kant de schuiven en doen alsof het niet bestaat. Het is begrijpelijk maar het veranderd de situatie niet, sterker nog het verergert de situatie alleen maar.
Het zou kunnen betekenen dat je geld misloopt of erger nog het niet op tijd betalen van rekening gaat zich opstapelen en brengt gigantisch veel kosten met zich mee. Ongeacht hoe erg je huidige situatie is het is noodzakelijk om er inzicht in te krijgen en werk van te maken! Indien je er zelf niet meer uit komt, schaam je niet en vraag om hulp! Het kan alleen maar beter worden vanaf hier maar het is niet makkelijk en je moet de stap zetten.
Bewaarplek/Map
Hopelijk heb je besloten je eigen financiële situatie te verbeteren en hierdoor stappen te zetten richting de dromen en doelen die je in het leven hebt. Je hebt nu een begin met een kasboekje, je hebt een plek waar je de post verzamelt en een moment wanneer je er wekelijks of maandelijks mee bezig gaat. Dit is al een eerste stap in de goede richting en hopelijk ervaar je de rust die dit met zich mee brengt!
Nu we inzicht hebben in wat er allemaal binnen komt qua administratie is het tijd om het te structuren en het te bewaren. Persoonlijk gebruik ik hier mijn computer en een map voor. In de map bewaar ik alle belangrijke post. Wist je dat je sommige post tot wel 5 jaar moet bewaren?. In deze map heb ik tabbladen per onderdeel. De onderdelen zijn de kosten die wekelijks, maandelijks, per 3 maanden of per jaar terug komen. Hier zullen we zome teen verder op in gaan.
Op de computer heb ik hetzelfde maar dit is voor de online brieven/mail. Tegenwoordig krijg je veel facturen in de mail en kun je via mijnoverheid.nl instellen dat je alles digitaal krijgt. Dit maakt het bewaren hiervan ook makkelijker. Maak op je computer bijvoorbeeld mapjes per jaar van administratie. In elk mapje kun je weer kleinere mapjes maken per maand of kwartaal. Vervolgens kun je hier alle brieven/documenten in verzamelen en zelfs weer sorteren onder het soort; verzekering, belasting, heffing en meer. Als je in dit stadia aan bent gekomen heb je flinke stappen gezet en heb je al veel inzicht in je huidige situatie.
Vaste lasten
Je administratie maakt overzichtelijk welke kosten je maakt, wanneer je ze maakt en zorgt dat je hier rekening mee houdt. Tijdens het invullen van je kasboekje zul je zien dat sommige kosten elke maand terug komen en ook niet zonder kunt. Deze kosten noemen we vaste lasten en we zullen hieronder opsommen welke vaste lasten allemaal komen kijken bij een huishouding. Wellicht zullen we er een paar missen, maar in grote lijnen zijn dit de vaste lasten waar je rekening mee moet houden met je administratie:
- Huur/Hypotheek
- Gas/water/licht
- Gemeentelijke belastingen; Afval, waterschap en riool
- Zorgverzekering
- Inboedelverzekering
- Eventuele andere verzekeringen; aansprakelijkheid, auto
- Telefoon abonnement
- Internet
- Televisie abonnement
- Andere abonnementen; spotify, netflix, sportschool etc.
- Wegenbelasting, autoverzekering
- Lidmaatschappen; bibliotheek, voetbal etc.
- Collegegeld
- Belastingen
- Kosten bankrekening
- VVE kosten
- Verder aanvullen eventueel
Variabele lasten
Naast vaste lasten zijn er ook kosten die wel maandelijks of per aantal maanden terugkomen maar variëren. Vergeet niet hier ook geen rekening mee te houden en eventueel hier maandelijks een budget voor te maken. Bij kosten die hieronder vallen kun je denken aan:
- Boodschappen
- Uit eten gaan
- Activiteiten
- Cadeautjes
- Vakantie
- Kleding
- Reiskosten/ benzine
- Verzorgingsproducten
Dit zijn enkele voorbeelden van variabele kosten. De kunst is om dit goed bij te houden en maandelijks hier budgetten voor te maken. Dit zorgt dat je weet waar je geld aan uitgeeft en bewust doet. Als we boodschappen doen of snel iets kopen doen wij dit vaak onbewust en geven we of meer geld uit of kopen we dingen die we niet echt nodig hebben.
Budgetteren/evalueren/plannen!
In deze blog zullen we hier iets minder die op in gaan. Een tip voor wie hier meer over wil weten is om de blog over sparen te lezen. Inmiddels hebben we de meeste dingen behandelt. Als het je lukt overzicht en inzicht aan te brengen heb je alles al goed voor elkaar. Wel zou je als je het wilt het weer een stap hoger kunnen tillen. Dit kan door te budgetteren, evalueren en plannen. Nu kun je bezighouden met het kijken waar je je geld aan uitgeeft en of je dit echt de moeite waard vind. Ook weet je nu goed hoeveel er maandelijks en jaarlijks binnenkomt en kun je vooruit plannen. Zo kun je de komende maanden alvast geld opzij zetten voor een vakantie. Een potje opbouwen voor het geval de koelkast of auto het begeeft. Vanuit het inzicht kun je bewuste keuzes gaan maken en je eigen financiële pad bewandelen wat je zelf graag wilt. Meer hierover in de blog over sparen.
Pretbudget
We kunnen eindeloos besparen maar de realiteit is ook dat het leven geld kost en dat je ook leuke dingen wilt doen. Dit is je goed recht! Je werkt waarschijnlijk hard voor je geld dus mag je er ook af en toe wat leuks mee doen. Maak een soort pretbudget wat je maandelijks zonder zorgen uit mag geven. Voor iedereen is de hoogte van het pretbudget anders en dit hangt ook weer af van hoeveel je wilt sparen/overhouden. Gebruik dit pretbudget wel en geniet hier vol op van. Door bewust je geld aan leuke dingen uit te geven geniet je ook van het leven. Je zult merken dat je door bewust en gedisciplineerd met geld om te gaan er meer geld over blijft voor leuke dingen.
Conclusie
Het kost wat tijd en moeite maar dan heb je ook wat. Het regelen van je administratie bestaat uit twee bezigheden. Het overzichtelijk krijgen van je maandelijkse inkomsten en uitgaven. Dit kan door een kasboekje, een schrift of een exces bestand. Als je weet wat er binnenkomt en wat er uit gaat kun je met dit inzicht vooruit plannen, kosten besparen en doelen stellen! Het zorgt ervoor dat je bewuster met geld omgaat en meer uit je geld haalt.
Naast dat je weet wat er binnen komt en uit gaat is het ook belangrijk de documenten, contracten, brieven en post te bewaren. Creëer op je computer en in het echt een plek waar je de post en andere belangrijke zaken verzamelt. Nadat je dit verzamelt hebt is het tijd om te sorteren hiervoor kun je een map gebruiken met verschillende tabbladen. Denk hierbij aan woonkosten, gas water licht, heffingen, belastingen, verzekeringen, abonnementen, kosten vervoer en andere vaste lasten.
Uiteindelijk zul je inzicht krijgen over je huidige situatie en met dit inzicht kun je zoals gezegd besparen, plannen en nog veel meer. Het laatste belangrijke punt is zoek een manier die bij je past. Zoek de beste manier voor jou om je inkomsten en uitgaven bij te houden. Werkt een map voor administratie online of offline beter? Iedereen is anders en maak het voor jezelf zo makkelijk en leuk mogelijk. Als laatste is het de kunst om het te blijven doen. Net als alles in het leven zul je er langzaam beter in worden. Door structureel er mee bezig te gaan wordt je dus niet alleen beter je doet het ook echt en dit kan talloze problemen voorkomen. Maar buiten het voorkomen van problemen zorgt het ervoor dat je bewuste keuzes gaat maken. En het maken van bewuste keuzes zorgt voor betere keuzes:
Tips:
Leuker kunnen we het wellicht niet maken maar gelukkig wel makkelijk. Als je met je administratie bezig bent denk dan om de volgende punten:
- Je wellicht recht hebt op toeslagen. Hier hebben we ook een blog over geschreven;
- Je mogelijk vrijstelling hebt voor heffingen of belastingen, meer hierover of onze instagram;
- Je voor de belastingdienst na 5 jaar nog gevraagd kan worden, bewaar je administratie dus goed;
- Soms kom je er zelf niet helemaal uit, weet dat er hulp is en schaam je ook niet hier gebruik van te maken;
- Het lang niet betalen van rekeningen veel duurder uitpakt, zorg voor overzicht en lukt het niet direct te betalen? Tref een betalingsregeling;
- Wist je dat je via mijnoverheid alle brieven online op 1 plek kan krijgen, handig voor je administratie.
